Dezvoltare personala / Leadership

Cum sa folosim ajutorul celorlalti: delegarea eficienta

cum sa folosim ajutorul celorlalti - delegarea eficienta - aimee.ro resurse pentru dezvoltare personala si evolutie spirituala
Oricine are nevoie de ajutor si de suport. Nu este nici o rusine in a cere ajutor intr-o problema. Conteaza foarte mult sa poti lasa mandria la o parte si sa arati respect pentru talentul altora si pentru ceea ce pot face ei in ajutorul tau. Adu-ti aminte ca nu poti avea succes de unul singur. Cand vei constientiza acest lucru, vei promova munca in echipa astfel incat cu totii veti avea de castigat.

Esti stresat si ai din ce in ce mai mult de lucru? Cariera ta sta pe loc? Nivelul tau de leadership lasa de dorit? Atunci, cu siguranta ai nevoie sa inveti cateva tactici pentru a reusi sa delegi sarcini.

Daca muncesti pe cont propriu, poti realiza lucruri limitate, indiferent cat de greu muncesti. Poti munci numai un anumit numar de ore intr-o zi. In acest numar limitat de ore, poti face un numar limitat de lucruri si poti ajuta un numar limitat de oameni. Pentru ca numarul de oameni pe care ii poti ajuta este limitat, succesul tau este limitat.

Daca esti bun la slujba, oamenii vor vrea acest lucru de la tine din ce in ce mai mult. Acest lucru poate duce la existenta unui sentiment de presiune: nu poti face intotdeauna ceea ce vor ceilalti, iar asta poate duce la stres, nefericire si sentimentul ca dezamagesti oamenii.

Una din cele mai bune tactici pentru a depasi aceasta limitare consta in a invata sa delegi sarcini catre alti oameni. Daca inveti sa faci bine acest lucru, poti construi repede o echipa puternica si de succes.

De ce nu folosim delegarea mai des
Pentru a ne da seama cum sa delegam sarcini corect, e important ca, in primul rand, sa intelegem de ce oamenii evita delegarea. Oamenii nu deleaga pentru ca acest proces cere efort.

Ce e mai usor: sa scrii continutul unei brosuri care promoveaza un nou serviciu de care vei raspunde, sau sa rogi pe altcineva din echipa sa faca asta?
Tu stii pe deasupra continutul. Ai sti sa spui beneficiile noului serviciu si in somn. Ar fi cel mai bine pentru tine sa te asezi la birou si sa scrii acea brosura. Intrebarea este:”Imi permite timpul sa fac asa ceva?”

Desi pare ca ar fi mai usor sa faci tu insuti decat sa explici strategia din spatele brosurii altcuiva din echipa, iata doua motive cheie pentru care ar fi mai bine sa delegi aceasta sarcina catre altcineva:

• Ar fi mai bine sa-ti folosesti timpul pentru dezvoltarea strategiei si pentru gasirea de idei noi pentru campanie, decat sa faci lucruile marunte.
• In al doilea rand, implicand oamenii in proiect, le dezvolti talentele si abilitatile. Asta inseamna ca, data viitoare cand un nou proiect va aparea la orizont, poti delega sarcinile cu mai mare usurinta, avand deja incredere ca munca va fi facuta bine, cu mai putina implicare din partea ta.

Delegarea iti va da sansa sa iti folosesti la nivel optim timpul de care dispui si abilitatile tale si ii va ajuta pe ceilalti din echipa sa-si atinga potentialul in cadrul organizatiei.

Cand sa delegi
Delegarea este o situatie castig-castigi atunci cand este facuta asa cum trebuie. Asta nu inseamna insa ca poti delega orice. Pentru a-ti da seama exact cand poti delega o sarcina si cand nu, sunt cele 5 intrebari cheie la care sa raspunzi:

• Exista altcineva care are (sau caruia i se pot oferi) informatiile si expertiza necesara pentru a indeplini sarcina? Este o sarcina pe care o poate face altcineva sau este important sa o faci chiar tu?
• Este aceasta sarcina o oportunitate pentru dezvoltarea abilitatilor cuiva din echipa?
• Este aceasta o sarcina care va reveni, intr-o forma similara, in viitor?
• Ai suficient timp pentru a delega sarcina intr-un mod eficient? Trebuie sa ai timp pentru un scurt training, pentru intrebari si raspunsuri, pentru a verifica cum avanseaza sarcina.
• Este o sarcina pe care ar trebui sa o deleg? Sarcinile de o importanta critica pentru succesul pe termen lung (de exemplu, recrutarea unor oameni potriviti pentru echipa ta) au nevoie in mod constant de atentia ta.

Daca raspunzi “da” la cateva din intrebarile de mai sus, atunci poti lua in considerare delgarea sarcinii.

Altii factori care contribuie la delegarea corecta a unei sarcini sunt:

1. Data limita a proiectului:
• Cat timp e la dispozitie pentru terminarea sarcinii?
• E timp pentru a reface sarcina, in cazul in care nu e facuta cum trebuie din timp?
• Care sunt consecintele neterminarii la timp a sarcinii?

2. Asteptarile si scopurile tale pentru proiectul respectiv:
• Cat de important este ca rezultatele sa fie calitative?
• Daca sarcina ar fi un esec, ar fi ceva semnificativ?
• Cat de mult va avea impact esecul asupra altor activitati?

Chiar si implinirea tuturor acestor conditii nu este o garantie ca sarcina delegata va fi un mare succes. Va trebui sa iei in considerare si cui vei delega aceasta sarcina si cum vei face aceasta delegare.

Cui ar trebui sa delegi o sarcina?

Facorii care trebuie luati in seama includ:

1. Experienta, cunostintele si abilitatile celui caruia i se deleaga sarcina:
• Ce cunostinte si abilitati are deja?
• E timp suficient pentru a-i da instructiuni celui care va prelua sarcina?

2. Stilul de lucru preferat al individului respectiv:
• Cat de independenta este persoana?
• Ce vrea aceasta persoana sa obtina din slujba respectiva?
• Care sunt interesele si scopurile pe termen lung si cum se aliniaza acestea cu sarcina propusa?

3. Volumul de lucru al persoanei respective:
• Are timp persoana respectiva si pentru o alta sarcina?
• Delegarea acestei sarcini cere refacerea nivelului de sarcini si responsabilitati care ii revin acestei persoane?

Atunci cand delegi pentru prima data o sarcina, vei observa ca acelei persoane ii va lua mai mult timp pentru a face acel lucru decat ti-ar fi luat tie. Asta pentru ca tu esti expert in domeniu iar persoana catre care ai delegat sarcina inca invata. Ai rabdare: daca ai ales persoana potrivita catre care sa delegi si ai delegat corect, vei vedea ca acea persoana va fi extrem de competenta si te vei putea baza pe ea in cel mai scurt timp.

Cum se face delegarea?
Foloseste urmatoarele principii pentru a delega corect:

1. Stabileste clar care este rezultatul dorit. Incepe cu finalul in minte si specifica rezultatele dorite.

2. Identifica constrangerile si limitele. Care sunt limitele autoritatii si ale responsabilitatii? Persoana catre care delegi ar trebui sa:
• Astepte sa i se spuna ce sa faca?
• Intrebe ce sa faca?
• Spuna ce ar trebui facut, si apoi sa actioneze?
• Actioneze, iar apoi sa raporteze rezultatele?
• Initieze actiunea, iar apoi sa raporteze periodic?

3. Cat de des posibil, include oamenii in procesul de delegare. Da-le putere sa decida ce sarcini le pot fi delegate si cand.

4. Gaseste linia de demarcatie intre responsabilitate si autoritate. Intelege ca poti delga o parte din responsabilitate, insa nu poti delega responsabilitatea finala.

5. Deleaga catre cel mai de jos nivel organizational. Oamenii cei mai apropiati de munca de baza sunt cei mai potriviti pentru indeplinirea sarcinilor, pentru ca ei au o cunoastre intuitiva a detaliilor muncii de fiecare zi.

6. Ofera sprijin si fii disponibil pentru a raspunde la intrebari. Asigura succesul proiectului printr-un proces de comunicare continua si monitorizare.

7. Focalizeaza-te pe rezultate. Bucura-te de ceea ce este realizat si nu te gandi prea mult la cum s-a facut sarcina respectiva: modul tau de a face lucrurile nu este neaparat cel mai bun! Acorda-i persoanei catre care ai delegat dreptul de a controla procesul, prin propriile metode.

8. Construieste increderea si angajamentul. Discuta despre recompensele materiale, oportunitati viitoare, recunoastere si alte consecinte placute. Recunoaste meritele atunci cand trebuie.

9. Mentine controlul
• Discuta termenele limita.
• Fii de acord asupra unui program de verificare a progresului proiectului.
• Fa ajustarile necesare.
• Acorda-ti timp sa revezi planificarile.

Ia in considerare toate aceste puncte inainte de a face delegarea propriu-zisa.

Acum, dupa ce pasii de mai sus au fost facuti, ai grija ca membrii echipei sa fie instruiti corespunzator. Explica-le de ce au fost alesi pentru o anumita sarcina, ce se asteapta de la ei pe timpul proiectului, scopurile pe care le au de atins, termenele limita si resursele pe care se pot baza. Stabiliti de comun acord un program de verificare periodica a evolutiei proiectului.

Asigura-te ca membrii echipei stiu ca tu vrei sa fii pus la curent de cate ori apare o problema si ca esti disponibil pentru intrebari sau consultatii.

Cu totii stim ca managerii adevarati trebuie sa lase in urma obiceiul de a micro-manageriza. Asta nu inseamna ca trebuie sa renunte de tot la control: delegarea eficienta inseamna tocmai gasirea acestui echilibru intre a acorda oamenilor spatiul necesar pentru a-si folosi abilitatile si a monitoriza proiectele, asigurandu-se ca sunt facute corect si eficient.

Mihaela Marinas

Mihaela Marinas scrie articole si lucreaza cu oamenii, atat individual cat si in grupuri, din dorinta de a-i insoti pe cei din jur in calatoria catre ceea ce sunt cu adevarat.

S-ar putea să-ți placă și...

Faci un comentariu sau dai un răspuns?

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *